Основные приказы в организации и сроки их хранения

30.09.2023

Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.

Существует три основных вида приказов: 

Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росстата от 20.12.2029  № 236) (далее — Перечень).

Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы. Различия зависят только от полномочий, формы и специфики организации.

Руководитель издает приказы  на правах единоличного исполнительного органа в соответствии со ст. 53 ГК РФ. Однако на основании локальных нормативных документов организации полномочия на право подписания распорядительных документов могут возлагаться на других лиц: заместителей руководителя и руководителей структурных подразделений.

Важно! Приказы по кадрам, кадровые приказы, организационные приказы, приказы по хоздеятельности — все это неофициальные, обывательские названия перечисленных выше приказов. Поэтому их употребление в профессиональной речи, а тем более, на письме некорректно.

scott-graham-OQMZwNd3ThU-unsplash.jpg

Приказы по основной деятельности 

Приказы по основной деятельности регулируют работу организации в соответствии с ее функциями и задачами и утверждают основные локальные нормативные акты организации.

Сюда относятся приказы, которые:

  1. Оформляют все этапы жизни организации, а именно: 
  1. Устанавливают порядок нахождения работников в организации: от приема на работу, перемещений внутри организации до увольнения.
  2. Закрепляют финансовую политику организации  и основы ее материально-технического обеспечения.
  3. Регулируют вопросы оплаты труда и социального обеспечения работников.
  4. Определяют порядок организации воинского учета и бронирования работников, а также порядок работы с персональными данными работников.
  5. Оформляют проведение различных мероприятий и пр.

Как отличить приказ по основной деятельности от других видов приказов? Главная их особенность в том, что они устанавливают порядок создания и выполнения тех или иных мероприятий внутри организации, в соответствии с основными положениями устава организации.     

Приказы по личному составу

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ приказы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и работником. Их еще называют приказы по учету кадров.

К этой категории относятся приказы:


Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом  персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.   

Важно! Не относятся к приказам по личному составу:

  • Приказы об утверждении / изменении штатного расписания. В них речь идет о штатных единицах, а не о конкретных работниках. Поэтому это приказ по основной деятельности.
  • Приказы о возложении ответственности на работника — не путать с возложением обязанностей! Пример: на заведующего складом можно возложить ответственность за материальные ценности — это будет приказ по административно-хозяйственной деятельности. Но на того же завскладом можно возложить обязанности за коллегу, который ушел в отпуск — это уже будет приказ по личному составу. 

Приказы по административно-хозяйственной деятельности 

Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:   

  В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД: 


Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД.  Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:
  1. Относится по содержанию к одному из трех направлений раздела 10 Перечня.
  2. Не утверждает и не вносит изменения в локальные нормативные акты организации.
  3. Не содержит сведений об оплате труда и других финансовых вопросах организации.
  4. Не возлагает на работника ответственность.
  5. Не содержит охраняемые законом персональные данные работника (кроме ФИО и должности).

beatriz-perez-moya-XN4T2PVUUgk-unsplash.jpg


Особенности оформления приказов

Каковы общие правила оформления

При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44). Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству. Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.    

Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.

Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.  

При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом. Желательно, чтоб это была не только его подпись. Лучше, чтобы работник собственноручно написал слова «с приказом ознакомлен», поставил дату и подпись. Это может понадобиться, если работодателю придется отстаивать свои интересы в суде.  

Как оформляются приказы по основной деятельности и АХД

Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016

Как оформляются приказы по личному составу

Несмотря на то, что унифицированные формы документов, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, перестали быть обязательными с 1 января 2013 года, многие организации продолжают их применять. И это правильно. Ведь они полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Таким образом, снижается риск составить неверный кадровый документ.

Организации, которые в 2013 году не утвердили свои формы распорядительных актов и продолжают использовать унифицированные формы, должны отразить это в нормативном акте, с приложением перечня таких форм. 

Важно! В приказах по личному составу надо обязательно указывать основание для его издания. Например, заявление работника о предоставлении отпуска или служебную записку руководителя подразделения о привлечении сотрудника к работе в выходной день и согласие на это самого сотрудника.

Распоряжение. В чем отличие от приказа

В кадровом делопроизводстве, наряду с приказами, используются еще распоряжения. В локальных нормативных актах организации должно быть четко установлено, когда используются приказы, а когда распоряжения, и указано должностное лицо, которое вправе подписывать такой вид документа. 

Распоряжения могут заменить, например, приказы по АХД. Требования к оформлению распоряжений, а также сроки их хранения аналогичны тем, которые установлены для оформления и хранения приказов. 

В чем основное отличие распоряжения от приказа? Приказ издается только руководителем, заместителями и руководителем обособленного подразделения. Распоряжение могут также издавать руководители структурных подразделений.

Сроки хранения приказов 

Любая организации при хранении, комплектовании, учете и использовании документов должна руководствоваться Перечнем и Законом № 125-ФЗ

Существуют организации, которые являются основным источником комплектования государственного или муниципального архива. Это государственные и муниципальные органы, а также организации, которые вносят вклад в развитие государства или отдельных территорий. При ликвидации таких организаций документы по их основной деятельности передаются на постоянное архивное хранение. 

Закон № 125-ФЗ определяет приказы, которые обязательны для передачи в архив. Остальные организации, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации, а затем уничтожают их по акту. 

Важно! Приказы по личному составу, завершенные до 2003 года, хранятся 75 лет. Такие же приказы по личному составу, но завершенные после 2003 года, — 50 лет. Исключение по срокам хранения составляют некоторые документы, которые указаны в Перечне.  

Исходя из установленных сроков хранения, приказы группируются по разным делам. Даже если в организации всего 100 приказов в год, их нельзя объединять в одно дело. А необходимо распределить по трем делам, в зависимости от срока хранения. 

Надо обратить внимание, что приказы о разных видах отпусков имеют различный срок хранения: от 5 до 50/75 лет. Также в 2019 году впервые установлен отдельный срок хранения для приказов о дисциплинарных взысканиях — 3 года. По мнению законодателя, со временем в личном деле работника должна остаться только положительная информация о нем.  

Сроки хранения смешанных приказов и распоряжений

На практике часто встречаются смешанные приказы, когда в одном приказе содержатся признаки двух видов: по АХД и по личному составу. 

Пример, приказ об участии в конференции. Само мероприятие проходит в выходной день в соседнем городе, и для поездки потребуется служебная машина. По приказу к работе в выходной день надо привлечь двух сотрудников, участника конференции и водителя, и установить им оплату в соответствии со ст. 153 ТК РФ. 

В этом же приказе прописывается марка и номер автомобиля, который будет задействован в выходной день.

Кадровики порой путаются, к какому виду отнести такой приказ. Кто-то подшивает его в дело к приказам по АХД, кто-то — в папку с приказами по личному составу. В идеале для этого мероприятия надо издавать два отдельных приказа: один по АХД — об использовании транспортного средства, другой — о работе в выходной день. 

Но если все-так организация издает смешанные приказы, то хранить их  следует в делах для приказов по личному составу. Если сведения по АХД хранятся дольше 5 лет, это не будет нарушением. А вот если приказы по личному составу будут подшиты в дела с приказами по АХД и по прошествии 5 лет уничтожены, то организации это могут грозить серьезные штрафы. Поэтому в таких случаях надо учитывать сроки хранения каждого документа и действовать по принципу: больше можно — меньше нельзя. 

Аналогичным образом следует поступать со смешанными распоряжениями.

Ирина Контурова


Статья оказалась полезной? Поделиться в

Возврат к списку

Проблемы

Возникли претензии правоохранительных или государственных органов

Подробнее показать все »

Проекты

2012

Налоговый спор в защиту ОАО «Новосибирский сельский строительный комбинат» с положительным исходом

Подробнее показать все »

Новости

Еженедельный ДАЙДЖЕСТ 17.05.2024 года

Еженедельный дайджест для клиентов и партнеров Холдинга "Люди Дела - BPC group"

Подробнее показать все »

Статьи

Холдинг "Люди Дела - BPC group" поздравляет с Праздником Весны, Труда и Днем Победы!

Изменение действующего законодательства, полезные статьи для клиентов и партнеров Холдинга "Люди Дела - BPC group" за апрель 2024 года.

Подробнее показать все »